FAQ - Buchhaltung

Umsatzsteuerpflichtige Unternehmer sind verpflichtet, auf ihren Rechnungen folgende Angaben zu machen:

1. Ihren Namen und ihre Anschrift
2. Namen und Anschrift des Empfängers
3. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der Dienstleistung
4. Tag der Lieferung oder Zeitraum, über den sich die Dienstleistung erstreckt
5. Nettobetrag, Steuersatz, Bruttobetrag, Steuerbetrag
6. Besteht eine Steuerbefreiung, dann einen Hinweis darauf
7. Das Ausstellungsdatum
8. Eine einmalige fortlaufende Nummer
9. Ihre UID Nummer (sofern die Leistung/Lieferung zum Vorsteuerabzug berechtigt)
10. UID-Nummer des Lieferungs- oder Leistungsempfängers, bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag € 10.000,00 (brutto) übersteigt.
11. ein Hinweis auf die Differenzbesteuerung, wenn sie angewendet werden muss (z.B. Autohandel oder Antiquitätenhändler).

Beispiel: Rechnungsmuster.pdf

Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen, deren Gesamtbetrag € 400,00 (bis 28.2.2014: € 150,00) nicht übersteigt. Folgende Angaben sind zu machen:

1. Name und Anschrift des Rechnungsausstellers
2. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der Dienstleistung
3. Tag der Lieferung oder Zeitraum, über den sich die Dienstleistung erstreckt
4. Bruttobetrag, Steuersatz
5. Das Ausstellungsdatum

Bei Kleinbetragsrechnungen muss die Vorsteuer mit dem angegebenen Steuersatz herausgerechnet werden und kann bei entsprechender Vorsteuerabzugsberechtigung geltend gemacht werden.

Damit Ihre Kunden sich auch schon bei Anzahlungen die Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen können, müssen Sie die Umsatzsteuer auf einer Anzahlungsrechnung ebenfalls ausweisen. Auch in diesem Fall müssen die gesetzlichen Rechnungsmerkmale in der Rechnung vorhanden sein.

Bei der Endabrechnung müssen Sie jedoch vorsichtig sein:

Wird über die tatsächlich erbrachte Leistung insgesamt abgerechnet („Endrechnung“), so sind in ihr die vor Ausführung der Leistung vereinnahmten Anzahlungen und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen (wenn Sie über diese Anzahlungen Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis ausgestellt haben). Sie erstellen also eine ganz „normale“ Rechnung über das Gesamtprojekt und ziehen dann die einzelnen vereinnahmten Anzahlungen mit den jeweils darauf entfallenden Steuerbeträgen ab. Es genügt aber auch, wenn der Gesamtbetrag der Anzahlungen und die darauf entfallenden Steuerbeträge in einer Summe angeführt werden.

Oder in der Endabrechnung wird die Umsatzsteuer nicht vom Gesamtentgelt, sondern nur hinsichtlich des Restentgelts ausgewiesen.

Zum Beispiel:

Zu allererst benötigen wir die aktuellen Belege und die letzte Saldenliste, um die laufende Buchhaltung fortführen zu können und um die Steuern, wie z. B. die Umsatzsteuervorauszahlung, berechnen zu können. Weiters benötigen wir die Kontenausdrucke für das laufende Geschäftsjahr sowie die zurückliegenden Geschäftsjahre bis zu jenem, in dem der letzte Jahresabschluss erstellt worden ist.
Des Weiteren sind notwendig:

• bei Gesellschaften der Gesellschaftsvertrag;
• sonstige wichtige Verträge wie Mietverträge, Leasingverträge, Kredit- und Darlehensverträge;
• die bisher erstellten Jahresabschlüsse;
• die Bescheide des Finanzamtes;
• die Gewerbeberechtigung(en).

Die Rechnungslegungspflichten im Steuerrecht knüpfen an die Rechnungslegungspflichten im Unternehmensgesetzbuch an. Daher sind alle Unternehmen, die nach dem Unternehmensgesetzbuch buchführungspflichtig sind, auch steuerrechtlich zur Buchführung verpflichtet. Wenn von einer Buchführungspflicht die Rede ist, ist das die Pflicht, eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen.

Bis die unten beschriebenen Umsatzgrenzen überschritten werden, können eine Basispauschalierung oder eine Einnahmen- und Ausgabenrechnung erstellt werden. Keine Wahlfreiheit bei der Gewinnermittlung haben Kapitalgesellschaften und einer GmbH & Co KG (bei dieser ist der einzige unbeschränkt haftende Gesellschafter eine GmbH). Sie sind kraft Rechtsform an die Buchführungspflicht gebunden, unabhängig vom Umsatz.

Die Rechnungslegungspflicht entfällt, wenn der Schwellenwert von 700.000 Euro zweimal unterschritten wurde.

Diese Umsatzschwellenwerte gelten nicht für freie Berufe (z.B.: Ärzte, Rechtsanwälte, Künstler, Notare) und Land- und Forstwirte. Es besteht jedoch die Möglichkeit, freiwillig Bücher zu führen. Weiters gelten die Werte nicht für Unternehmer, die Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung oder aus Kapitalvermögen erzielen.

Land- und Forstwirte sind nach dem Unternehmensgesetzbuch nicht buchführungspflichtig. Jedoch sind sie laut Bundesabgabenordnung ab einem Umsatz von € 550.000,00 und einem Einheitswert von € 150.000,00 zum Führen von Büchern verpflichtet.

Die Buchführungspflicht ist unabhängig von der Eintragung ins Firmenbuch.

Betriebsgründung

Die Gewinnermittlung bei Gründung eines Betriebs richtet sich nach der Rechtsform. Eine Rechnungslegungspflicht besteht daher nur für Kapitalgesellschaften. Einzelunternehmen und Personengesellschaften haben die Wahlfreiheit zwischen einer Pauschalierung, einer Einnahmen/Ausgaben Rechnung und einer freiwilligen Buchführung. Übersteigen die Einnahmen im Gründungsjahr Euro 220.000, so kann keine Pauschalierung in Anspruch genommen werden.

Bei der Führung von Büchern gelten insbesondere folgende Formvorschriften. Die Eintragungen müssen:

• in einer lebenden Sprache geführt werden. Sofern es nicht die Amtssprache ist, kann die Behörde eine beglaubigte Übersetzung der Unterlagen verlangen.
• derart gestaltet sein, dass sich die Geschäftsfälle durch die Aufzeichnung nachvollziehen lassen.
• chronologisch, vollständig, richtig und zeitnah erfolgen.
• bereits durch ihre Bezeichnung, die in diesem Konto oder in diesen Aufzeichnungen erfassten Geschäftsvorgänge erkennen lassen.
• mit fortlaufenden Nummern gekennzeichnet werden.
• Änderungen müssen sich nachvollziehen lassen.

Grundsätzlich dürfen die Bücher von inländischen Betrieben auch im Ausland geführt werden. Auf Verlangen der Finanzverwaltung sind sie ins jedoch ins Inland zu bringen.

Bewahren Sie immer die Originale auf!

Aufzubewahren sind:

• Bücher, Aufzeichnungen, Kontoauszüge,
• Aufstellungen der Einnahmen und Ausgaben,
• Belege und
• alle Geschäftspapiere, die für die Abgabenerhebung wichtig sind.

Die Aufbewahrung der Unterlagen kann mittels Datenträger erfolgen, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist.

Jedoch sind Sie verpflichtet, innerhalb einer angemessenen Frist jene Hilfsmittel der Finanzverwaltung zur Verfügung zu stellen, die nötig sind, um die Unterlagen lesbar zu machen. Auch die Kosten dafür sind von Ihrer Seite zu tragen.

Grundsätzlich müssen Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen sieben Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist beginnt zu laufen am Ende des Jahres, für das die Buchungen vorgenommen wurden.

Bei einem Wirtschaftsjahr läuft die Frist am Ende des Jahres weg, in dem das Wirtschaftsjahr endet.

Verlängerte Aufbewahrungspflicht

Für bestimmte Unterlagen gibt es eigene Aufbewahrungsfristen. Beispiele für verlängerte Aufbewahrungsfristen sind:

• Nach dem Umsatzsteuergesetz müssen Unterlagen, die Grundstücke im Sinne des § 2 des Grunderwerbsteuergesetzes betreffen, 22 Jahre aufbewahrt werden.
• Alle Aufzeichnungen, die Umsätze zu elektronisch erbrachten sonstigen Leistungen, Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen betreffen, müssen 10 Jahre aufbewahrt werden, wenn der Mini-One-Stop-Shop (MOSS) in Anspruch genommen wird.
• Diese Fristen gelten nicht für Unterlagen, die in einem anhängigenBerufungsverfahren, gerichtlichen oder behördlichen Verfahren als Beweismittel dienen. Hier verlängert sich die Frist auf unbestimmte Zeit. Auch Unterlagen über Eigentums- oder Bestandsrechte und Arbeitsverträge sollten länger aufgehoben werden.

Betriebsprüfungen 10 Jahre zurück

Bitte beachten Sie, dass Betriebsprüfungen bis 10 Jahre zurück möglich sind. Daher kann es sinnvoll sein, Unterlagen auch so lange aufzuheben.

Elektronische Rechnungen

Bei elektronischen Rechnungen müssen die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit vom Zeitpunkt der Rechnungsausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist (sieben Jahre) gewährleistet werden. Sind diese Voraussetzungen gegeben genügt es einen Ausdruck der Rechnung aufzuheben. Die elektronischen Rechnungen müssen nicht zusätzlich in elektronischer Form aufbewahrt werden.